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標題
請問公寓大廈財務及住戶大會相關文件一般保管期限?
問題
敝大樓一住戶與總幹事(個性耿直服務超過十年)最近幾個月有情緒上嫌隙故向管委會自謂未領住戶大會及中秋烤肉之發放禮券要求調閱自90年起該2戶之簽領資料經花時間遍查會議記錄查證結果是:92年起才有發放住戶大會禮卷94年起才有發放中秋禮卷(金額均約300元左右)住戶大會92.93年簽到簿未留底可證明該住戶簽收部份已口頭問區公所申請影印公所說94年起才有建檔故現有可查證資料少2年(為證明此言仍請總幹事正式行文等候回文以為處理此事憑藉資料)而中秋禮卷簽收部份總幹事只留三年也是少2年...顯示更多敝大樓一住戶與總幹事(個性耿直服務超過十年)最近幾個月有情緒上嫌隙故向管委會自謂未領住戶大會及中秋烤肉之發放禮券要求調閱自90年起該2戶之簽領資料經花時間遍查會議記錄查證結果是:92年起才有發放住戶大會禮卷94年起才有發放中秋禮卷(金額均約300元左右)住戶大會92.93年簽到簿未留底可證明該住戶簽收部份已口頭問區公所申請影印公所說94年起才有建檔故現有可查證資料少2年(為證明此言仍請總幹事正式行文等候回文以為處理此事憑藉資料)而中秋禮卷簽收部份總幹事只留三年也是少2年這部份我暫時無解想請教有處理經驗先進能否給予指導因我是強迫中獎之新任主委為大樓無給奉限私人時間處理公共事務當志工絕對無妨但不樂見私事扯上公事被煩的沒完沒了更何況花我不少時間去調閱現有保存之各年度資料比對的結果又均有其簽領紀錄實在很想破口大罵內心深歎此風不可長否則再接再厲以後有誰真正熱心公益願像傻瓜入本管委會服務公眾可否賜教回應辦法根絕此損耗社區公益人力物力之風還我管委會一個清靜有為的空間ps:1.總幹事已為此事提辭意(亦是住戶其家境小康為人殷實公共財務守的年年有餘說實話管委會根本不認為她會侵吞)我暫以為社區財務安全要求協助辦理管理費委託超商收取作業完成處理過一週期後檢討報告提出無疑慮後再走為宜以免當下走人會落人口實人又住在社區裡若沒好好處理好這件事不在金額大小及工作問題而是事關侵佔入罪之嫌不可情緒影響判斷力將來恐怕會為目前未能明的這一千多塊錢百口莫辨為由暫時留人2.經查本棟規約並無文件保存期限之約定更新:回rabbit36884.tw大大意見：【前警政署長侯友宜曾說：壞人通常是臉白白、心黑黑；好人則是臉黑黑、心白白。你懂這個意思嗎？也就是一個作奸犯科的人，看起來都是相貌堂堂堂；一個誠實善良的人，看來都是其貌不揚等等。】真是無奈，何時侯友宜說的話才能代表一切世間真理了？？【更新2:【住戶要查帳！是住戶的權力；同時把帳做好，是管委會的義務】當然是這樣，否則我為何想上網廣納雅言，欲釐清這些法律界限問題？在法律之外的人情義理上找到一個出口。請了解，這是『過去』歷屆管委會與總幹事處理社區公務上所出現的工作義務瑕疵，不是本屆的，我只想為過去的大家找出解套的方法。更新3:【個案中的總幹事，你能就這麼認為其不會侵吞？凡事不應該用證據說話嗎？】另請注意，我已提過（如果你對社區實務管理有一定認知或管理經驗），一個百來戶的中小社區，每坪僅收45元，當「全棟無積欠」時，僅可月收約20萬，從財務觀點而言，在外聘24小時管理員及全日清潔人員下，處理完所有大樓各種日常例定及意外開銷（含曾處理921大地震後續修繕所有公設及住戶室內事宜花約近百萬）後，也被附進大學推薦為安全居住社區，並能在此十餘年間再為社區另積聚出約300萬公積金，對社區整體而言，已是個寶，更新4:他的工作文書保存瑕疵，喔！不！是管委會的工作文書保存瑕疵，在這種保障住戶個人法律權益中如此被放大，是否太過？而該住戶公然說她『都』沒收到禮卷，經逐年點檢『證據』驗證，已是說謊的一方，而屬於總幹事的現有多年「證據」，並無任何未發放事證出現，更何況，非營利事業之人民團體內一般習貫上認為屬「非重大事件」文件紀錄保存不完整，是何法條上所定刑責？論法？只能說保管人有保管瑕疵，應予以道德譴責吧？（法院判決也要依法條）更新5:【你知道管委會在刑事上最常遇到的二個問題，就是背信與毀壞文書嗎？】這要換自認實質受害住戶自己去舉證了，不是該我負責解決的問題，如果我處理有瑕疵受告，自當坦然面對。不過我只知道學校老師教的民法告訴我：第1條民事，法律所未規定者，依習慣；無習慣者，依法理。第2條民事所適用之習慣，以不背於公共秩序或善良風俗者為限。更新6:【規約沒有註記保存期限，那就是「永久」保存咩！】我不懂，公寓大廈管理條例是說「保管」，可沒明確說「永久保存」4個字，所以才會苦思後上網問此法律問題，而規約沒提則是規約沒寫的事，您若如此解釋，是否可請舉判例以為佐證？以便我依法處理，因為這就沒得講情啦！更新7:【法律沒有強迫你一定要做主委啊！你可以辭職啊！這麼半推半就的.....不需要講的這麼委曲吧^^】委屈是你認為，我不認為委屈，為穩定社區生活秩序而戰，我也沒有半推半就，真正的半推半是懶的理這無聊事,就正因為我抽中籤王，我得想辦法力透過柔性訴求，尋求更多的人給出中肯意見來解決這件事。不過還是感謝您從另一角度的提點，我寧可相信您是出於一片善意，利用諷刺來提醒我注意防範事項，感謝指教。更新8:【住戶大會及中秋烤肉之發放禮券正常來講是以是否參加住戶大會及中秋烤肉活動來發放未參加者就無權領取怎會還調閱自90年起該2戶之簽領資料呢】說中重點了該住戶年年有參加卻說公然說從未領到才是被管委會直接抓包要項（曾一再向其確認，因為太扯了，一定是簽到才能領取禮卷及抽獎卷，他總是手上好幾張別人託她的抽獎卷，光是我有幾年受託當司儀控場，還每次抽獎都抽到她手中的卷號，籤運特佳，且開大會最愛表達意見的也是她）再說管委會其他成員也說別理她但她一天到晚投訴鬧我，根據其言及其口中「權利」我只好一年一年會議紀錄一直查光內部現有找出應「保管」存檔資料中更新9:94年到98年住戶大會簽到簿有簽領（92.93年總幹事未留底即送核備，已發文）96年到98年中秋禮卷簽領表也有簽領（僅94.95這部份總幹事仍舊找不到）至於社區財務相關年報月報都是清楚明白也保存著想說的是整個管委會無人認為這是重要文件可能是我天天被盧明知被「依法律上權利」耍著玩心情欠佳連情緒一起表達才造成話題都好像偏離掉更新10:向大家說明敝大樓管委會自始年年報備社區正常運作已歷經15屆各屆任內委員每月均定期召開管委會討論公務會議記錄公告正常財務稽核執行正常委員會成員共計9名每人各司其職大俠所說第一點建議自成立起即已執行至今但第二及第三點建議非常實用謝謝您rabbit36884.tw大我因心情不好有點衝也向您抱歉
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主任委員 您好！縱觀時下就是有那些幾(個)極少數人，往往均自稱自我應有權利，但卻忽略尊重他人。在此先向您道聲：主委您辛苦了！ 如制式管理規章之住戶規約的-管理委員會組織章程 第三章 職 掌 第十三條 本會之職掌如下—依本條例第36條及規約第9條第四款規定： 一、本會組織章程之修訂，相關管理辦法之訂定及增修、刪改。 二、公共管理基金之保管、動用；管理費按期收取、動支並做成收支報 表告知全體住戶。 三、區分所有權人會議決議事項之執行。 四、共有及公用部分之清潔、維護、修繕及一般改良。 五、報請主管機關拆除本社區內佔用公共地方及未經核准之加建工程， 對違反規約之事件進行訴訟，申報法院強制執行或採取其他合法手 段，向違反規約者收取因違反而生之一切費用 (含訴訟費用)。 六、對欠繳管理費、管理基金或規約規定之其他費用之區分所有權人， 除得依照規約其他適當規定加以處置外，並有權採取下列措施： (一)在本社區內發通告或張貼公告，公開欠繳住戶之區分所有權人。 (二)按照欠繳費用加收月利10%之延遲利息及程序督促費用。 七、社區及其周圍之安全及環境維護事項。 八、住戶違規情事之制止及相關資料提供。 九、住戶違反本條例第6條第一項規定之協調。 十、規約、會議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、機械設 施、管線圖說、會計憑證、會計帳簿、財務報表、公共安全檢查及 消防安全設備檢修申報文件、印鑑及有關文件之保管。 十一、管理服務人之委任、僱傭及監督。 十二、各項管理事項之提出及公告。 十三、共用部分、約定共用部分及附屬設施設備之點收及保管。 十四、申報公共安全檢查與消防安全設備檢修及改善之執行。 文件保存期限—從未有明文規定，只有通常：至少保存三年。 為何會如此-原因很簡單： 1委員大多是無給職，你明訂太嚴肅以後有誰敢當委員。 2像這般無聊小事，你越把他當正事，以後他還會再找其他理由來找麻煩。此風不可長 3雖然有明文規定住戶有權調閱--區分所有權人或利害關係人於必要時提出書面理由請求閱覽或影印，不得加以拒絕。但也未必非生出來給他不行。找不到就找不到據實告知即可。 總幹事(個性耿直 服務超過十年)你們社區可真好運，能有那麼好的福氣請到這麼好的總幹事；要惜福！
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首先佩服您擔任您社區主任委員職務.社區經營須要很多住戶的參與.熱心公益願當傻瓜擔任委員.關心自己的社區.從過程中改進社區缺失『.有些人士不進廚房.不知廚房熱』.主委有任期限制.當屆主委對以前資料等非您可以解決.不要氣餒.加油！本人也擔任主委一職.目前也遭遇住戶要求閱覽以前的資料「管理費欠繳.住戶抗辯」.本人也有部份以前的資料找不到的問題.是否有違法.不是住戶說了算.只要問心無愧.一切交由司法判斷.(已判決管委會勝訴.代判決書收到後就有您說的適法判決)中秋禮卷簽收部份：因是以前發生.如您社區在當屆區大會議有收支報告.住戶無異議.就表示同意.住戶在有疑問.就請住戶提民事訴訟.『管委會非刑事訴訟當事人能力』因為我們都並非是貴社區的住戶，對於之前所發生的是是非非可能無法做出誰對誰錯的論斷，不過對於貴社區未來的制度修訂可能可以給依些建議：一、一個社區的自治組織裡，除了主委以外，理論上應該還有財務委員以及監察委員，這兩個委員就是要負責協助監督財務上是否都已經符合法令或是遵照社區住戶大會之決議來執行，所以以後總幹事依規定所收取之管理費以及各項支出，每月定期都應該並同帳簿以及收支憑證送給財務、監察委員檢查後才能入帳，每年於招開住戶大會時，將該年度之財務報表等資料提報大會經表決通過後存檔備查，依商業會計法之規定，稱此為結束管理人員以及會計人員對該年度之責任，如住戶對該財報內之表達或帳務有所疑義，應於該次大會提出要求相關人員解釋，否則經通過後即代表全體住戶通過該年度之相關收入支出，以後任何住戶除有確切事證不應該再以經手人帳務問題指控。二、一般社區管委會如未有委請專業社區管理公司協助管理，常係以自行任用總幹事來協助解決管理費收費以及各項支出登帳等事宜，向貴社區又是委請社區住戶來擔任，期可能衍生之問題又會更多，並非說貴社區之前的總幹事品行有問題，而是在財務帳務及報表上是否能專業的表達，在遇到相關事務時，是否能在第一時刻向社區組織內之幹部來說明，比如說如果是我的話，在結束發放裡卷時，就應該做一個清冊說明此次發放實際共有多少住戶領取，而社區又支出多少現金，再經過財務、監察委員以及主委核定後，就確定該次發放之支出，以後也不會有其他住戶來質疑總幹事有貪瀆之嫌！三、按商業會計法，各總收入支出之原始憑證要保存五年、財務報表要保存十年，建議貴社區自本年起還是要比照此慣例來保存相關資料，現在影像掃描也十分方便，如認為保存紙本很佔空間建議考慮以掃描方式保存。四、其實貴社區可考慮委託記帳士協助總幹事來做各項帳務處理，因為向記帳士等這樣的行業對此都會有一定的職業敏感度，帳務處理起來較不容易有疏失。還有問題的話，可以點我大頭來彼此討論交換意見！參考資料：瑞智記帳士事務所住戶大會及中秋烤肉之發放禮券正常來講是以是否參加住戶大會及中秋烤肉活動來發放未參加者就無權領取怎會還調閱自90年起該2戶之簽領資料呢管委會無法依規定確實執行難怪總幹事會在這些無意義的事上面浪費時間針對P.s.的部份而言1.版主你過份主觀喔！前警政署長侯友宜曾說：壞人通常是臉白白、心黑黑；好人則是臉黑黑、心白白。你懂這個意思嗎？也就是一個作奸犯科的人，看起來都是相貌堂堂堂；一個誠實善良的人，看來都是其貌不揚等等。首先個案中的總幹事，你能就這麼認為其不會侵吞？凡事不應該用證據說話嗎？其次住戶要查帳！是住戶的權力；同時把帳做好，是管委會的義務，你怎麼可以說「...被煩的沒完沒了...實在很想破口大罵...根絕此損耗社區公益人力物力之風...」的話，法律沒有強迫你一定要做主委啊！你可以辭職啊！這麼半推半就的.....不需要講的這麼委曲吧^^2010-05-0618:20:02補充：2.規約沒有註記保存期限，那就是「永久」保存咩！以管委會會議記錄等為例，保存管委會會議記錄等是管委會法定的職務。請注意「保存」這二個字喔！換言之～管委會不保存，應該獲得社區的同意（你知道管委會在刑事上最常遇到的二個問題，就是背信與毀壞文書嗎？）。所以社區的文件在記錄上有所缺漏，那是管委會的問題，管委會應該檢討吧！最後我再強調一點，「做志工」、「強迫中獎」等不是一切事務的免死金牌，不用掛在嘴邊^^2010-05-0710:28:56補充：有關「真是無奈，何時侯友宜說的話才能代表一切世間真理了？？」答：侯友宜說的話當然不一定代表一切世間真理。但是它是犯罪學領域「專家名人」。就這領域而言，有它的權威與可靠性，同時我也是借它的話來形容一件事而己。當然你要一味的爭辯這類問題，我無話可說^^有關「我只想為過去的大家找出解套的方法」答：如果你是想找出解套的方法，那你就找出方法啊！又何語出「...被煩的沒完沒了...實在很想破口大罵....」等？2010-05-0710:38:57補充：有關「....也經逐年點檢『證據』驗證，已是說謊的一方...」答：事實如何？我是不清楚，也沒有興趣清楚，因為我不是法官、檢察官^^但是如果你所強調「逐年點檢『證據』驗證」的這部份，與你曾提及「....可查證資料少2年....也是少2年....暫時無解」茅盾啦^^有關「....您若如此解釋，是否可請舉判例以為佐證？....」答：你懂判例嗎？你知道什麼是法律上的「判例」嗎？判例就是代表一切世間真理嗎（這是用你話反問你^^）？法令明文告訴你要「保存」，那麼你有任一點「不保存」的事實，就是違反法令。這還需要去雄辯保存「多久」的問題嗎？2010-05-0710:44:21補充：有「委屈是你認為，我不認為委屈，為穩定社區生活秩序而戰....」答：那你又語出「....因我是強迫中獎之新任主委....」的話^^不是社區強迫你做主委？如果社區沒強迫你做主委，那就你是「辭不達意」的問題啊！
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